May the best project win? Hoe beoordeel je een aanvraag?

“May the best project win”? Of, de vraag waar de leden van de Comenius-beoordelingscommissie voor stonden: hoe beoordeel je tientallen aanvragen? Beoordelingswerk voor NRO-financieringsrondes is geen makkelijke klus: hoe bepaal je welke aanvragen de beste zijn? Hoe bepaal je welke projecten je adviseert te honoreren? En tegen welke projecten zeg je dan: sorry, jullie kunnen geen geld krijgen? Het NRO helpt de commissieleden hier zoveel mogelijk mee.

door Dorien Aartsma, beleidsmedewerker NRO

Het NRO stelt samen met een programmaraad of het ministerie van OCW, de beoordelingsprocedure vast. Dit zijn de spelregels waar aanvragers en de beoordelingscommissie zich aan moeten houden, zodat aanvragen op eenzelfde manier worden behandeld. De commissieleden doen binnen de beoordeling het echte werk: de inhoudelijke beoordeling.

De beoordeling blijkt niet altijd makkelijk en zit vol dilemma’s. Wat is bijvoorbeeld onderwijsinnovatie precies en hoeveel innovatie mag je binnen een eenjarig project verwachten? En hoe verhoudt innovatie zich tot de verwachte haalbaarheid van een project?

De afstemmingsbijeenkomst

Om inzicht te geven in de beoordelingsprocedure en afstemming tussen commissieleden mogelijk te maken voordat ze aanvragen gaan beoordelen, organiseert het NRO voor veel financieringsrondes een afstemmingsbijeenkomst. Dit is interessant voor experts die nog nooit in een commissie hebben gezeten, maar ook ‘oudgedienden’ zien we er regelmatig terug.

Deze bijeenkomst is een generale repetitie voor het beoordelingswerk. Commissieleden schrijven thuis voor oefenaanvragen preadviezen: een eerste voorlopige, schriftelijke beoordeling. Nadat commissieleden tips hebben gekregen van ervaren commissieleden en van het NRO-bureau, gaan ze in vergadering. Stuk voor stuk bespreken ze de ‘aanvragen’ en geven daarbij aan welke onderdelen in de aanvraag goed en minder goed zijn.

Door de afstemmingsbijeenkomst gaan de commissieleden tijdens de echte beoordelingsvergadering op eenzelfde wijze te werk. En niet onbelangrijk: tijdens de afstemmingsbijeenkomst zie je een betere verbinding tussen verschillende expertises ontstaan: de onderwijspraktijk, – wetenschap en alle disciplines daarbinnen. Daarnaast geeft de bijeenkomst kleur aan de klus die ze te wachten staat, en hopen we het werk te vergemakkelijken.

Regels, papierwerk, vergaderen: als NRO-medewerker is het soms alsof we commissieleden overstelpen met bureaucratische rompslomp.

Dorien Aartsma

Géén interpretatie

Nee, je mag geen aanvragen vergelijken. Nee, je mag ook niet interpreteren hoe een aanvrager iets heeft bedoeld, als het niet expliciet in de aanvraag staat. En ja, we willen wel dat de hele scoreschaal gebruikt wordt én dat er over elke aanvraag iets positiefs en iets kritisch wordt gezegd.

Tijdens bijeenkomsten voor commissieleden merken we dat ze het nut van deze regels inzien voor een eerlijke beoordeling. Iedere aanvrager heeft immers tijd in een aanvraag gestoken en verdient het dat de aanvraag op zichzelf beoordeeld wordt. Over iedere aanvraag valt iets positiefs, maar ook iets kritisch te zeggen. En die brede cijferschaal is er omdat je liever niet een aanvraag wilt afwijzen op een tiende of zelfs honderdste punt verschil.

Altijd ruimte voor verbetering

Dat een beoordelingsproces nooit perfect is, blijkt ook. Altijd kan er iets verbeterd worden en de expertise van onder andere de commissieleden helpt hierin. Tips zijn welkom. Maar hadden we al gezegd dat de regels tijdens het beoordelingsproces niet meer veranderd kunnen worden? We nemen het graag mee voor volgend jaar.

Deelname aan de bijeenkomst is vrijwillig. De vele complimenten, grote aanwezigheid en rondzingende inspiratie bevestigen dat we er goed aan doen deze bijeenkomsten te organiseren.

Niet meer ‘well, may the best project win’, maar: wij zorgen er samen voor dat het beste project gehonoreerd gaat worden!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *